Por que as secretárias são tão importantes para qualquer empresa

Por que as secretárias são tão importantes para qualquer empresa

Secretária

O que seria um filme de James Bond sem Moneypenny? A senhora no corredor do chefe “M” de 007 é um clássico do cinema tanto quanto o vilão e a Bond girl. Aqueles que são indispensáveis ​​no serviço secreto britânico também não deveriam faltar na vida real. Nada funciona sem funcionários de escritório.

Nos primeiros filmes de James Bond, Miss Moneypenny ainda cumpria a imagem da recepcionista típica que telefonava e datilografava. Hoje, esse clichê está muito desatualizado. As secretárias são muito mais do que “dicas”: as boas almas do escritório, gerentes, polivalentes. Multi-talentos! Definitivamente, não se deve subestimar os trabalhadores de escritório. Porque eles têm muito a oferecer.

Arma maravilha “secretária”

Nenhuma outra pessoa no escritório conhece tão bem sobre eventos e funcionários quanto o funcionário do escritório. É a dobradiça, a interface, conhece os dois lados da moeda. O chefe pede conselhos a ela, a equipe pede ajuda. Um bom funcionário de escritório segura as rédeas. E com razão: ela tem muitas qualificações. Além de tarefas gerais, como planejamento de viagens, correspondência, coordenação de compromissos e serviço telefônico, um funcionário de escritório precisa realizar muitas outras tarefas.

Acima de tudo, o trabalhador de escritório tem as costas livres para o seu gerente:O funcionário do escritório organiza as armadilhas para que possa realizar suas tarefas administrativas. Para isso, é necessária uma ampla variedade de habilidades. Um bom funcionário de escritório conhece muito bem o setor. Afinal, ela deve ser capaz de perceber problemas, entendê-los e ser capaz de usar os termos técnicos adequados. Ela deve trabalhar de forma independente. Pense bem! E, por falar nisso, seja amigável e confiável. 

Se, no enlouquecimento do dia-a-dia do escritório, o gerente chega e quer que marquem uma consulta no cabeleireiro para ele antes do fim de semana e cancelem a reserva de mesa no restaurante, é preciso ficar com os nervos à flor da pele. Manter-se sempre calmo e relaxado e manter tudo sob controle – isso merece respeito! Qualquer pessoa que ama seu trabalho e se dedica a ele de coração e alma se transforma em um verdadeiro herói do escritório em pouco tempo.

Dicas: Como se tornar a secretária perfeita

Como você se torna indispensável para seu chefe como secretária? Temos as dicas e truques certos para você – de A para “Acordos” a Z para “Gerenciamento de tempo”:

  • Arranjos
    Solicite informações de seu supervisor regularmente. Na agitação da vida cotidiana, os chefes esquecem que precisam absolutamente de certas informações para realizar seu trabalho. Informe-se e marque encontros juntos. Nada escapará de seus dedos.
  • Aparência
    Qualquer pessoa que sempre parece confiante e autoconfiante mostra que está à altura das demandas e tarefas estressantes.
  • Domando
    um dragão Uma senhora idosa com um coque rígido está sentada em sua mesa. Qualquer um que se atrever a entrar em seu quarto será punido com um olhar sujo por cima do copo. Se você quiser chegar ao escritório do chefe, terá que passar por ele primeiro: o dragão da ante-sala. Jogar com a criatura que cospe fogo não lhe dá nenhuma vantagem. Uma boa conexão com o resto da equipe é importante para todo trabalhador de escritório. Se desfruta da confiança dos seus colegas, conhecerá todos os processos e manterá uma visão geral no escritório.
  • Informação
    Você deve sempre saber onde o gerente está e o que ele está fazendo. Quando o telefone tocar, você já tem a resposta certa pronta. Quais ligações são importantes? Quem você envia diretamente? Quem será colocado em espera e quem será chamado de volta? Você deve conhecer os parceiros de negócios, clientes, filhos e cônjuges. Além disso, é claro: seja eloqüente.
  • Competência
    Quem consegue pontuar com competência técnica e social é um dos secretários máximos. Essa mistura é o segredo do sucesso de um bom funcionário de escritório.
  • Cabeça fria
    Na vida cotidiana do escritório, pode ser muito estressante. Se o supervisor está sob pressão, isso geralmente não deixa o funcionário do escritório sem ser afetado. Aprenda a avaliar corretamente o comportamento e o tom de seu supervisor e mantenha a cabeça fria. Fique calmo e não se deixe intimidar ou perturbar.
  • Blasfêmia
    “Como está o novo funcionário?” – se o seu gerente lhe fizer esta pergunta, pode ter certeza de que ele realmente confia em você. Você conhece os problemas do departamento melhor do que você mesmo. Sempre responda com confiança e profissionalmente e não blasfema. Obviamente, essa regra também se aplica se o próprio gerente for o assunto da conversa durante a fofoca com colegas na cantina. Como secretária, você é leal. Se você reclamar com seu funcionário de confiança sobre o tom do gerente de vez em quando, você pode fazer isso. Fofoca constante, alimentando o boato ou mesmo divulgando segredos do calendário do gerente – tudo isso é tabu!
  • Ordem
    “Ordem é metade da batalha” – no seu caso, este é realmente o caso. Porque: Se o gerente vier e quiser ver os arquivos XY rapidamente, faça um grande favor a si mesmo se souber imediatamente onde exatamente eles estão.
  • Outfit
    Vista-se de acordo com os padrões da sua empresa. Lembre-se: você é o cartão de visita do seu gerente. Portanto, sua impressão também conta.
  • Independência
    Reconhecer tarefas e realizá-las de forma independente. Não espere sempre por instruções.
  • Conversa fiada
    Torne-se um especialista em conversa fiada. Se o seu gerente se atrasar, você pode entreter os convidados e deixar uma impressão duradoura. Seu gerente vai agradecer.
  • Gerenciamento de
    tempo O gerenciamento de tempo perfeito é particularmente importante para um trabalhador de escritório. Afinal, você ainda precisa pensar por alguém – ou seja, seu líder. Você não apenas fica de olho nas suas próprias tarefas, mas também organiza os processos suaves para seu gerente: apenas não deixe uma maratona de reuniões surgir, evite tempos de espera desnecessários e lembre-se melhor do aniversário e da festa de aniversário das crianças.

Um bom funcionário de escritório não pode ser dado como certo. No entanto, alguns gerentes no dia-a-dia das empresas esquecem como seus funcionários de escritório realmente são importantes para eles. Louvor e reconhecimento podem ser deixados de lado. 

Qualquer pessoa que sinta que sempre tem que trabalhar mais para satisfazer o chefe deve dizer “pare” cedo o suficiente . Como um braço direito, você provavelmente está sempre energizado e já fazendo muito mais do que o originalmente declarado na descrição de seu trabalho. Mesmo que isso o honre e distinga – pense em você mesmo. Puxe o cabo de corte em tempo hábil se ficar muito forte. Um “não” é então totalmente permitido.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *